如何进行邮件合并

如何进行邮件合并

很多时候，我们就只是希望把一个表格里的全部东西，按照规定的格式，然后分开来，可是手工分开特别麻烦，数据要一个一个输入，怎么办呢，这时候，就出现的Excel的/邮件合并/这个功能，来帮大家解决这个大问题啦。跟着小编，一起学起来吧！

首先，我们来了解一下邮件合并功能。

在实际工作中，常常需要处理不少简单报表、信函、信封、通知、邀请信或明信片，这些文稿的主要特点是件数多，内容和格式简单或大致相同。这种格式雷同的、能套打的批处理文稿操作，利用Word里的【邮件合并】功能就能轻松地做好。 【邮件合并】并不是真正两个“邮件”合并的操作。“邮件合并”合并的两个文档，一个是设计好的样板文档“主文档”，主文档中包括了要重复出现在套用信函、邮件选项卡、信封或分类中的固定不变的通用信息；另一个是可以替代“标准”文档中的某些字符所形成的数据源文件，这个数据源文件可以是已有的电子表格、数据库或文本文件，也可以是直接在Word中创建的表格。

了解合并邮件的几个名词：

域：例如，全都是成绩类别的，这里就是成绩域，意思就是一个类别的数据

数据源：也就是提供给我们所有数据的文件

主文档：也就是有了相应格式，需要我们把数据源和域插入的文档

按照惯例，搬出题目。

将1这个有表格的文档作为数据源来进行邮件合并

（也就是说，我们的内容都在这个1文档里）

2文档有我们要的格式分类，采用信函类型，

把数据源也就是1文档中，域的内容插入到2文档里。

最后合并全部记录，并保存为新文档。

在数据源这里，有很多数据

这里的数据也有很多域，分别是：日期，游览地点，酒店名称

所以，待会在主文档里，就是有格式，而缺乏我们的域和内容。

这便是我们的主文档。

日常生活中，我们把这些一样的内容写好之后，就可以采用邮件合并的形式，简化我们的工作量了。

可以看到，在主文档里，没有具体内容，有的都是每一张纸都一样的内容。

这时候，以主文档为起点，开始邮件合并工作。

因为，主文档是需要输入内容的地方，数据源是插入的东西，所以要明白主次哦。

既然我们一直说它的名称是 邮件合并

说明在功能区 邮件 里哦

由于合并之后是按照 信函 的格式

所以 在 邮件-开始邮件合并-信函

单击信函后

屏幕虽然没有什么变化

但是系统已经接受到我们的命令

要开始信函工作了

这时候，我们就要开始输入我们的数据源了。

单击 开始邮件合并-选择收件人-使用现有列表

找到我们数据源的文件

单击后

会发现上方的插入域的功能区亮了

也就是可以开始插入域了

单击 插入合并域

发现这里显示的域和我们数据源的域是一样哦

说明已经成功导入数据了

这时候

只要我们不把顺序弄错

就可以大功告成了哦

输入完毕并且检验后

单击 完成并合并-编辑单个文档-全部

结果不仅漂亮

还是分页式的呢！~

大功告成！