企业档案管理方案如何制定？

企业档案管理方案如何制定？

根据不同来源，分为不同的全宗，再在全宗内进行分类管理，也不是全部文书都需要保留，但尽可能多的保留，慎重选择，

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像不同形式的历史记录。

● 什么是档案管理？

伴随着信息技术的发展，数字化转型成为企业变革的重要内容。企业档案管理要 结合数字化转型 的新形势，发挥 数字技术 的驱动作用，明确档案管理的创新方向，实现企业档案工作的创新发展。它也是企业管理的重要一环。

案例：2008年冰雪灾害电路抢修

在2008年初的南方冰雪灾害中，国家电网、南方电网等公司档案部门，日夜加班，为电路抢修提供大量档案图纸，为恢复供电赢得了时间，避免了社会生产和人民生活受到更大影响。

可见，档案工作是保障生产运营的重要组成部分。

一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。

我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。 而企业文化的培育离不开良好的档案管理。 档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。

世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM 、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。 这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。

我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。

1、档案管理意识薄弱。

有的管理者认为档案管理从来都是简单的行政工作，只要随便招几个会写作的文员就能为企业的良性循环持续发展注入了新鲜的血液。他们认为企业的档案管理工作就是收集、整理、保存各个部门暂时不用的资料而已。其性质好比管理员看好仓库一样的简单。

在管理者的不重视下，相关业务人员也就没有了工作激情，他们认为这个岗位的工作是无法与财务科、经营办、人力资源部相比的，无论怎样工作都是徒劳的，是没有业绩的。所以就 “当一天和尚撞一天钟”的态度来完成档案管理工作，最终做出来的内容都是重形式轻内容，为应付上级检查。　

2、档案的管理力量薄弱。

传统的档案管理工作业务量大，差错率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。随着社会的发展，企业在现代化管理体制下，档案管理也应该一改过去的“看摊、手蹲、仓库保管”等现象，档案管理工作也应该适应现代化管理的要求，进行信息化管理，充分实现档案的输入、检索、利用等工作的现代化手段，它可以使繁琐的工作瞬间完成并能达到信息共享，同时为企业提供迅速、准确、全方位的档案信息奠定基础，也为企业的正常良性循环起到一定的作用。

一些企业的档案室成了提前退休的养老部门，一部分的人员是机关科室要退休的转岗人员，还有一部分是办公室及后勤人员转入，由于马上要退休，所以人员频换变动。

由于企业的不重视以及人员综合素质较低，所以不具有专业先进的技术水平。因为档案的管理质量提高不上去，最终导致档案的使用价值也无法体现，这样现象严重地阻碍了企业的发展。

3、档案的管理与利用相分离。

企业的档案管理应该是为企业后续的各种服务而工作的，但是现在许多企业的档案管理是为应付形式而管理的。

没有发挥出档案管理应起的作用的原因：

①由于历史原因和人为因素，使档案管理不善，部分档案管理资源流失，使个别档案存在断代现象，让档案失去原有的价值。

②部分基层管理者认为企业为了适应当今激烈竞争的挑战，就应该分析现在的各种市场因素，不愿意浪费时间去翻阅档案，丧失或降低了档案为企业生产经营活动服务的功能。这样导致企业丧失挖掘新资源的潜力与机遇，同时也造成大量信息资源闲置。　　

针对当前我国企业档案管理工作存在的问题应采取的措施：

1、强化档案管理意识。

首先单位负责人应该对本单位的档案管理工作给予高度重视，这是做好企业档案管理工作的前提条件，让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。其次让相关工作人员放下包袱，努力学习，积极参加培训与讲座。

认真地学习工作流程，严格把好接收、整理、归档、入库、上架等各个工作环节的质量关，同时及时地录入微机，企业应该定期派业务骨干向兄弟单位去学习，并使之结合自己的实际工作经验，真正地做到理论联系实际。同时企业也应该面向社会招聘一些有专业理论知识和业务技能的专业人员，使档案管理人员的业务水平迅速提高。

最后做好全体档案管理人员的继续教育工作，这是档案管理人员不断开拓视野，了解档案管理领域新动态、新情况使之与外界接轨的.最好途径。同时也是档案管理人员提高自身素质，努力钻研业务，实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。　　

2、调动工作人员的工作积极性。

针对企业档案管理人员工作激情不高，管理力量薄弱这一特点，企业应该打破“疗养科室”这一铁饭碗现象，积极地推行公平竞争上岗、择优上岗这一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理机制。

对在岗员工进行各个方面的综合业务素质考评，对优秀者给予奖励，对合格者给予鼓励，对考核不达标者给予待岗接受继续教育或转岗，同时鼓励在岗人员积极发挥个人的主观能动性，发挥个人的潜力，激励他们开拓创新。同时，企业也应该拿出一定的经费，与相关业务人员的岗资、奖金挂钩，这也是鼓励他们学好业务，办好业务的有效手段。　　

3、档案管理应与企业的信息化管理相结合。

传统的档案管理工作业务量大，差错率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。随着公司发展，档案数量逐年递增，档案管理面临着理念落后、管理不善、利用效率不高等种种难。

通过优化体制创新，不断改进档案管理，实行统一领导、分级管理。逐级明确相关管理人员各自的职责权限，配备专兼职档案管理人员从事档案管理工作。根据需要摒弃繁杂手续，在发展中完善修订《档案保密制度》《档案人员职责》等相关制度，着眼新时代，保证全覆盖，力求更快捷，全面提升了档案管理水平。

在力求精益化管理改革的关键时期，公司的人力资源部门应当负有以下两个责任：

一是强化档案观念创新，通过思维、理念创新带来管理创新，基于现代信息技术，提高档案管理水平，有效促进公司生产经营，维护企业合法权益；

二是遵循“依法治档”的理念，将原有的企业档案管理制度修订完善，建立健全企业档案各项管理制度和服务机制，把各类档案资料集中统一到“档案室”管理，形成一个系统的档案收集、保管、利用体系，在法制管理档案方面做到了精益化实施。

档案作为一种信息资源，在企业管理、决策等方面发挥重要作用。 通过制定和建立各类档案管理制度、规范，构建档案管理标准体系，确保了档案管理工作的规范严谨，促进了企业档案实质性“精益化管理”的提高。

在市场经济条件下，企业档案管理面临新的机遇和挑战，只有与时俱进，创新发展，企业档案管理才能走出一条新路子。

END

你说的这些大致可以分为文书档案和资料两部分。

关于文书档案的管理，门道规矩不少，如果你是私企的话，集团公司就每个子公司分配个全宗，单个公司就一个全宗就可以，每个全宗分配一个全宗号。

确定好了之后，你要建立一个文书档案分类保管期限表。你需要结合国家档案局以及你自己行业的规范编制你自己公司的《文书档案分类期限表》，按照“永久，30年，10年”的保管期限标定每种材料归档后的保管期限。以我给企业做档案外包时候的经验来说，一般是领导层的定期会议记录和纪要、公司大事记、花名册、重要合同、重要规章制度、人事任免、调动、晋升、离退休类的作为永久保存。项目立项批复、业务往来文件、一般重要性合同、制度等文件为30年。其他需保留一段时间的非重要文件为10年。

三个期限，最终是三张目录，每个目录分配一个目录号。

会博通综合档案管理系统：提供一整套的档案信息化管理解决方案

规范化档案管理

符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

全面化档案管理

集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

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提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

高效化档案管理

支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

安全化档案管理

借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

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不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。

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原文参考会博通官网： 档案管理,档案管理系统,档案管理软件,尽在会博通综合档案管理应用中心

参考档案局10号令以及实施指南（档案局业务指导司编写）

建议查查中国知网里的政策标准，然后根据本单位情况修正。

档案管理可以选择可私有化部署的知识管理系统，比如天翎文档管理系统，它在知识来源、知识归类、知识共享、知识安全等方面都很讲究，并且实现了很多强大功能：

1.科学分类，方便管理

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2.数据权限，保证安全

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3.编辑共享，实现协同

（1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

（2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

（3）支持文档资料分享。

4.知识管理与流程梳理

（1）知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

（2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

如果您是国有企业，就会有相对应你所属行业的档案归档办法和标准，可以购买一套专业的档案管理系统管理，如果你是民营企业，则可以参考国家和行业相关标准并根据自己公司的实际情况，文档的重要性等自己定义规范，可以选择一套通用的文档管理系统管理公司所有非结构化数据。

根据自身企业的档案类型，进行归类。可以选用我们的系统进行统一管理，档案的类型可以自定义。可以将电子档，扫描件等内容上传系统，然后将档案的相关基础信息录入系统进行管理。

使用系统时，按照自身的需求进行检索，方便资料的管理，存档，查阅等。

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档案界一般把档案划分为：文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类。而档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”，整理编目杂乱无序，整理者空耗精力，使用者“怨声载道”。

按照国家标准，如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等，进行科学分类、整理，便于查询、利用。

有些单位，没有专人管理档案，可以考虑指定某一人，在一定时期内兼管档案，保证档案管理的流畅。对于不再兼管时，详细填写交接清单，保证接替者，能快速上手适应，减少管理的真空期。

根据公司所属行业和规模的不同，公司行政管理制度也有所区别，但由于行政管理的内容基本相同，其制度也只在一些局部有所变化。根据广州管理培训讲师的介绍，一般情况下公司行政管理制度主要包括：员工礼仪和工作纪律、档案管理、会议管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理等等，一些中小型企业为提高效率，还把人力资源和财务管理统统纳入到公司行政管理的范围中。

现在结合具体的行政管理培训有关内容具体讲一下，员工礼仪和工作纪律、档案管理制度、会议管理制度、印鉴管理制度、公文打印管理制度、办公及劳保用品管理制度、库房管理制度。

1、员工礼仪和工作纪律

主要包括：员工的着装、仪表、语言、行为、及商务活动中的礼仪等等。工作纪律主要有上下班管理制度、请销假制度、休假制度、奖惩制度、离职及辞退制度。对一些行业来讲，员工的礼仪和工作纪律是公司行政管理制度中最重要的内容。

2、档案管理制度

主要制度包括：材料的收集、归档范围、立卷、 档案保管期限、保密级别、档案的借阅等等。

3、会议管理制度

主要制度包括：会议的分类及召开权限、会议的组织、会议纪律、会议记录、会议跟进等等。

4、印鉴管理制度

主要制度包括：印鉴的制发、公司印鉴对内对外使用规定、印鉴的权责人及部门、印鉴的保管、印鉴使用登记等等。

5、公文管理制度

主要制度包括：公文格式及行文规范 、收文程序、发文程序、公文归档、公文清退、公文销毁等等。

6、办公及劳保用品管理制度

主要制度包括：购置规定、保管制度、领退制度、登记制度。

7、库房管理制度

主要制度包括：人员职责、购置、验收、入库、存储保管、盘点、安全管理等等。对一些从事生产和销售的公司来讲，库房管理制度是公司行政管理制度中重要内容。

档案管理培训

这个链接里面内容挺好的，有兴趣的可以看看，说不定对你有所帮助。

管理企业档案可以通过企业知识管理平台实现，比如国内的天翎KMS，它具有以下功能，有助于企业档案管理。

1.细化文档分类——省时省力

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2.数据权限保证——安全起飞

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3.知识管理与流程梳理——创新赋能

（1）知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

（2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

公司管理类文件材料归档管理细则

第一章 细则

第一条 为规范公司管理类文件的归档管理工作，保证文件归档、整理的质量，根据《公司档案工作管理办法》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）,结合公司实际，特制定本细则。

第二条 本细则规定了公司管理类文件的归档内容、整理方法及移交程序。

第三条 本细则适用于公司各部门。

第二章 定义

第四条 管理类文件

公司各单位在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料（声像、实物等材料的整理办法另行规定）。

第五条 归档

将符合《公司管理类文件归档范围与保管期限表》所规定的文件材料，在档案信息管理系统的引导和控制下进行整理、移交给公司档案室集中保存的过程。归档时文件材料转化为档案的必要程序。归档管理的内容主要包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。

第六条 归档整理

根据文件材料有关特征和保存价值，对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。

第七条 件

归档文件整理和保管的单元。

第三章 归档管理

第八条 归档范围

详见《公司管理类文件归档范围与保管期限表》。

（一）凡属于《公司管理类文件归档范围与保管期限表》所列文件材料均应按规定归档；

（二）不属于《公司管理类文件材料归档范围与保管期限表》所列文件材料严谨擅自归档。

（三）归档范围应根据企业的发展变化情况定期完善和调整。

第九条 归档时间

文件材料的归档时间以《公司管理类文件材料归档范围与保管期限表》为准，一般按年度归档，具体做法为：在次年第二季度（4、5、6月）内完成归档移交工作。

（一）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（二）声像档案与纸质档案同时归档。

（三）实物档案应在取得实物一个月内归档。

（四）下列文件按办理完毕或活动结束时间归档。

1. 法律诉讼文件；

2. 员工外出参加重要公务活动形成的文件；

3. 党代会、职代会、工作会会议文件材料。

（五）下列文件材料应随时归档：

1. 产权变动过程中形成的文字材料；

2. 机要文件材料；

3. 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在个人手中的文件材料。

第十条：归档要求

（一）归档实行承办单位和承办人责任制。

（二）管理类文件材料原则上一式一份，如有经办公室文书处理程序正式发文者，可由办公室和有关部门各归一份。

（三）归档的文件应为原件。由办公室和相关部门同时归档的文件，办公室归原件，相关部门有原件的归原件，没原件的归复印件，并加盖部门公章，效用等同于原件。

（四）文件材料归档后不得更改。

（五）归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写，不得采用PH值小于7的办公用纸，不得采用易生锈的金属装订材料装订文件，不得采用热敏纸；印章不得采用印台油。

（六）特殊载体材料及其著录内容应与相应的纸质文件保持关联性，电子文件归档需存入指定的档案服务器（网络硬盘），并定期维护和备份，声像材料和实物材料归档需附上文字说明，详见《公司声像档案管理细则》、《公司实物档案管理细则》。

第十一条 归档手续

（一）归档手续以合法性和合规性为原则。

（二）各单位归档责任人应首先在档案管理信息系统中发起归档行为，按照系统内程序规定动作拣选归档文件材料，填写或核查各有关数据，形成归档目录，填写《归档文件移交清单》（见附件2），在系统中向公司档案人员提交。

（三）公司档案人员依据《公司管理类文件归档范围与保管期限表》和本细则，检查、核对归档文件及移交清单。

（四）审核合格后，档案人员通知归档责任人，启动归档文件整理工作。

（五）归档责任人按照归档目录和本细则的规定整理归档文件材料，完成保管单元的组织和编目工作。公司档案人员应提供必要的指导和帮助。

（六）归档责任人在整理结束后，将归档目录及移交清单打印出来，并归档文件材料一起向档案室移交，公司档案人员应按照归档目录和移交清单上的有关项目与文件材料实体进行审核，审核不合格，公司档案人员应指出问题所在，责令归档责任人限期整改，整改后验收合格再履行移交手续。

（七）交接双方在《归档文件移交清单》上签字，完成移交手续。《归档文件移交清单》一份由公司档案人员归档，一份由相关部门档案人员保存。

第四章 归档整理

第十二条 归档整理要求

（一）归档整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档。

（三）归档文件缺失应在备考表（见附件4）中说明。

（四）文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准，超过A4幅面纸张应按A4折叠。

第十三条 文件整理单元

（一）纸质文件材料以“件”为单元进行整理，一件是指内容上具有整体性，实体上装订在一起，编目时体现为一条条目的材料组合。具体表现为：

1. 单份文件；

2. 正本与定稿合为一件；

3. 正本与附件合为一件；

4. 文件处理件与正文合在一件；

5. 原件与复印件合为一件；

6. 转发文与被转发文件合为一件；

7. 各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；

8. 会计记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；

9. 编辑成册的会议材料为一件；

10. 来文和复文为一件。

（二）声像档案、实物档案的整理单元参见《公司声像档案管理细则》、《公司实物档案管理细则》。

第十四条 文件装订

（一）归档文件应按件装订。具体装订顺序为：

1. 正本在前，定稿在后；

2. 正文在前，附件在后；

3. 原件在前，复印件在后；

4. 转发文在前，被转发文在后；

5. 复文在前，来文在后；

6. 不同文字的文本，中文本在前，气他文本在后；

7. 文件处理单在前，正文在后。

（二）较薄的文件采用缝纫机轧边装订；较厚的文件采用“三孔一线”装订；已装订成册的文件，可保持原貌不变。

（三）文件装订时以左、下对齐为准。

第十五条 分类排列

公司档案人员应按“年度-类别-保管期限”对归档文件分类排列。

（一）归档文件按照《公司档案分类表》所规定的类别进行分类。

（二）在同一类别下再以保管期限进行区分。

（三）在同一类别同一保管期限下按文件形成时间先后顺序排列。

（四）每件归档文件需要逐页编页号，单份文件可沿用文件原有页号；组合文件按照文件分类排列顺序，在每页右下角（反面左下角）以自然数顺序重新编写页号。

第十六条 加盖归档章

（一）归档文件应在每件首页右上角空白处加盖归档章，并填写相应内容（归档章填写样式见附件5）

（二）归档章设置以下项目：

1.全宗号

2.年度

3.件号

4.机构或问题

5.保管期限

6.页数

第十七条 编制归档文件目录及封面

（一）公司档案人员应按每一年度（每一次归档）逐件编制归档文件目录（见附件3）及封面（样式见附件6）

（二）归档文件目录设置以下项目：

1.档号：档号编制规则参见《公司档案分类方案》；

2.归档部门：填写文件移交责任部门的名称；

3.文号：单份文件填写承办单位赋予文件的编号；组合文件填写排列在前的文件编号；没有文号可不填；

4.题名：单份文件填写完整标题；组合文件填写排列在前的文件标题；没有标题的文件由归档责任人根据文件内容编写临时标题，外加“[ ]”号；

5.形成时间：填写文件正式形成的时间，以八位数字标注年、月、日，如20050101；文件无日期填写归档年度；

6.页数：填写每一件归档文件的总页数；

7.备注：填写归档文件需要说明的其它情况。

（三）编制归档文件目录封面

1.以文件归档移交责任部门为单位，按年度填写归档文件目录封面；

2.归档文件目录封面包含：年度、归档部门、归档文件统计等内容；

3.归档文件目录封面应与归档目录装订，归档保存。

（四）声像材料和实物材料归档目录及其封面的编制参见《公司声像档案管理细则》、《公司实物档案管理细则》。

第十八条 装盒上架

（一）公司档案人员对归档文件材料，按照档号顺序装盒。

（二）不同年度、不同类别、不同保管期限的文件不得装入同一盒。

（三）公司档案人员应填写档案盒封面、脊背所列相关内容（具体样式见附件7、附件8）。

（四）归档责任人应以“盒”为单元填写备考表，并在整理人一栏签字；公司档案人员在检查人一栏签字。

第十九条 上架排架

（一）档案室归档材料按分类流水方式排列，即在一级类目下按文件形成的档号顺序依次排架。

（二）档案库房柜架应按排、列、格进行明确标识，并绘制库位地图。

（三）档案柜架应明确标出“一级类目”区域。

（四）在每“一级类目”区域、每一列柜架内，以从左到右、从上到下顺序排列档案。

第五章 附则

第二十条 本细则由公司总经理办公室负责解释。

第二十一条 本细则自发布之日起施行。

附件：1. 管理类文件整理流程

2.《公司管理类文件归档范围与保管期限表》

3.归档文件移交清单

4.归档文件目录封面

5.归档文件目录

6.归档章填写样式

7.档案盒封面

8.备考表

9.档案盒脊背

附件1 管理类文件整理流程

附件2 归档文件移交清单

归档部门（盖章）：

附件3 归档文件目录

附件4 备考表

附件5 归档章填写样式

附件6 归档文件目录

附件7 档案盒封面

附件8 档案盒脊背

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大中型企业或集团，档案材料门类繁多、内容丰富，档案管理和利用涵盖集团本部及各成员单位；传统的人工管理或简单的信息化管理方式效率低，已经难以满足档案管理的新需求：

1、录档案工作量大

档案数量巨大，类目层级复杂，手工录入耗时耗力

2、档案管理不规范

档案条目属性不完整，归档类目模糊，管理不规范

3、查询检索不方便

大部分档案无电子版，档案间缺关联性，查找不便

4、资料泄露风险高

归档不及时，资料散落各部门，失率高、易损环

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支撑建立电子档案库，对纸质档案进行数字化统一管理；便于形成内部知识资产，生成档案报表，辅助决策分析，提升档案利用率

2、降低档案管理的难度

满足档案全生命周期的状态跟踪、支撑集团多组织权限控制，保障档案安全，对接第三方系统及硬件，减轻数据录入工作量，让档案收集更便捷

3、提高档案使用便捷度

集团各部门员工可通过系统进行档案的在线查询、借阅，较传统线下模式更方便快捷，确保档案的高效利用，发挥更大作用